系統分析與設計- 第二章 分析企業個案

筆記說明

策略規劃

• 策略規劃(strategic planning) 是一套制訂長期性的組織目標、策略及資源的流程
• 通廠已反映公司願景、目的及價值，關鍵成功因素，優先權高的短期目標為主
• SWOT 分析，對公司的科技、人力及財務等資源進行檢查
• IT 部門的角色
  • 專案能支持商業策略與作業需求
  • 專案每一個事件都明確完整
  • 專案目標能夠切乎實際及可達成，且與特定宣言、假設、限制、因素及其他需求緊密相連
• 策略規劃工具
  • Word、Excel
  • 心智圖
  • 平衡計分法
  • 差距分析

企業個案

• 企業個案 (business case)是指一個提案的提出理由或正當性
  • 描述清楚、容易理解
  • 清楚描述專案、一個執行的正當性，並對專案財務影響進行估計
• 能回答這些問題
  • 為甚麼要做
  • 在做甚麼
  • 帶來的好處與風險

系統請求

• 大部分資訊專案都從系統請求開始




• 影響資訊專案的因素
  • 內部
    策略計畫、使用者需求、公司財務
  • 外部
    科技、顧客、競爭者、政府

系統評估請求

• 會有一個系統審查委員會進行系統評估請求
  • 委員會可以讓決策不受到個人偏見
  • 可能委員會會有派系
  • 委員會運作才會開始處理這些請求
• 請求必須有一致性、容易理解且清楚的指示、申請程序流暢
• 可行性
  • 花多少時間、經歷才可以完成
• 進行初步事實調查

評估請求的可行性

• 這邊的人們為消費者與顧客、經理
• 操作可行性
  • 人們是否支持該專案
  • 新系統可以對人力要求降低嗎
  • 新系統是否要重新訓練使用者
  • 使用者是否在新系統規劃時要加入他們的意見
• 操作可行性
  • 會對人們產生什麼樣的負擔
  • 公司商譽、形象會有甚麼風險
  • 法律問題、道德問題
  • 是否會與公司其他事情發生衝突
• 技術可行性
  • 開發、採購、安裝、操作用到的技術資源
    • 硬體是否足夠
    • 新舊系統整合
  • 公司需要新增什麼樣的資源嗎
  • 需要增加技術專家嗎
  • 是否要用到雛形(prototype)
• 經濟可行性
  • 專案效益是否會大於成本，包括人力、財力、物力
  • 有形成本(tangible costs) 通常可以用金錢衡量
  • 無形成本(intangible costs)肯定會影響公司績效
  • 有形利益 (tangible benefits)可以是來自花費的減少，或收益的增加
  • 無形利益 (intangible benefits)難以透過金錢衡量，卻對公司十分重要
• 時程可行性
  • 是否可在允許時間內完成
  • 如果加速開發會有甚麼風險
  • 專案時程表
• 設定優先順序
  • 什麼樣的事情要先做，其他可以慢做
  • 影響優先順序的因素
    • 新系統是否可以增加利益
    • 是否可以降低成本
    • 能讓人們更喜歡
  • 可讓管理者選擇是否進行的專案為自由裁量專案(discretionary projects)
  • 不可讓管理者選擇是否進行的專案為非自由裁量專案(nondiscretionary projects)
    • 有些非自由裁量專案是可預期的，例如薪資調整、稅率調整

初步調查

• 初步調查規劃
  • 主要的管理者、使用者及IT人員見面，並描述這個專案、說明你的職責、回答問題及徵詢意見
  • 「問題」，在訪談時過度使用會讓人覺得厭惡
  • 詢問使用者需要甚麼新的功能，而非遇到困難
  • 交出報告示意圖
  
  
• 初步調查五步驟

• 初步調查
  • step1: 了解問題或機會
    • 描述問題或機會
    • 如果改進會有甚麼好處
    • 牽涉到那些部門
    • 有些潛在問題沒辦法被發現
    • 使用魚骨圖或石川圖表達
  • step2: 定義專案範圍與限制
    • 專案範疇 (project scope)是指定義出具體的專案邊界或範圍
    • 建立清單並分成必須做、應該做、可以做、不要做
    • 避免形成專案蔓延(project creep)的情況，專案範疇應該盡可能定義清楚
    • 識別出限制 (constraint)
    
  • step3: 進行實情調查
    • 蒐集專案可用性、成本、利益以及時程的資料
    • 分析組織圖
    • 訪談題目券任
    • 紀錄並回顧文件、使用者問卷調查
    • 分析資料，帕列圖(Pareto chart)、散布圖(scatter diagram)
  • step4: 分析專案可用性、成本、利益和時程資料
    • 取得那些資訊、如何蒐集、分析
    • 如何訪談，訪談對象為誰
  • step5: 評估可行性
    • 操作可行性、經濟可行性、技術可行性、時程可行性
  • 總結
    • 提供一份準備報告給管理者
    • 需要有系統請求摘要、調查發現、解決方案、可行性評估、期望利益

參考連結

系統分析與設計 by Scott Tilley